Facilitation

Le terme « faciliter » désigne l’action de susciter la communication et de la fluidifier entre des personnes qui, par nature, sont porteuses de sensibilités, de capacités d’expression et de cadres culturels différents. On recourt à la facilitation afin d’aider un groupe à saisir de manière fructueuse les occasions de dialogue qui se présentent lors d’un processus participatif, c’est-à-dire en évitant les frustrations ou les pertes de temps typiques des rencontres non structurées, telles que les réunions publiques. En effet, ce sont des cadres où l’on parle toujours de soi, où l’ambiance est à l’ennui et où l’espace pour construire ensemble des propositions est pratiquement inexistant. Au contraire, dans les séances de travail d’un processus participatif facilité, l’atmosphère est productive, tout le monde peut s’exprimer et l’exercice donne des résultats.

Les raisons de recourir à la facilitation sont variées, mais elles ont souvent en commun la volonté qu’une discussion donnée se déroule de manière fluide et démocratique, c’est-à-dire en réduisant les asymétries en matière d’information et les déséquilibres entre les capacités d’expression des participant·es. Les situations typiques concernent des groupes où sont représentés des points de vue différents sur un problème donné ou dans lesquelles participent des individus porteurs de « savoirs » et de langages différents (par exemple, des technicien·nes, des habitant·es, des fonctionnaires, des militant·es, etc.).

Les fondamentaux

Les éléments clés pour faciliter l’interaction au sein d’un groupe sont au nombre de trois : favoriser l’écoute active entre participant·es, susciter une confrontation des points de vue fondée sur des arguments et parvenir à une information solide.

L’écoute active désigne la prédisposition qui permet d’écouter la personne en face en tenant compte du cadre personnel à partir duquel elle observe le problème (et qui sera nécessairement différent du nôtre). Ce cadre dépend de sa culture, de son expérience et de sa condition. Cet élément est fondamental si l’on veut dépasser la simple équation « A a raison = B a tort ». Le facilitateur ou la facilitatrice doit avant tout aider les membres du groupe à s’écouter attentivement, en mettant en évidence la légitimité de tous les points de vue et en incitant chacun·e à laisser temporairement ses différences de côté pour se concentrer sur les raisons de l’autre.

La confrontation des points de vue fondée sur des arguments consiste dans l’échange entre des personnes qui expriment, au-delà de leur opinion, les raisons pour lesquelles elles l’ont faite leur. Cette dynamique fonctionne d’autant mieux que le facilitateur ou la facilitatrice parvient à faire abandonner temporairement le langage défensif qui sert habituellement à appuyer une idée (par exemple, pour ou contre une proposition) et à rendre apparents les intérêts respectifs de chaque membre du groupe, en recourant à des arguments d’intérêt public. Ainsi, les idées des participant·es sont plus compréhensibles et, dans certains cas, partageables.

Enfin, une bonne interaction a lieu lorsque la discussion s’éloigne d’une dissertation sur des principes généraux — qui renvoient souvent à des positions immuables — pour examiner le problème sur un plan pratique et essentiel. Cela est d’autant plus important que le processus participatif concerne un sujet aux fortes répercussions techniques, comme les politiques publiques ayant trait à l’aménagement du territoire et affectant l’environnement (en particulier la localisation de structures indésirables telles que des incinérateurs, des prisons et même des lieux de culte, ainsi que la construction d’infrastructures telles que des autoroutes, des lignes ferroviaires, des aéroports, etc.). Pour aider un groupe à discuter « sur le fond », le facilitateur ou la facilitatrice peut avoir recours à différents dispositifs : la lecture de matériel informatif, l’intervention d’expert·es, la présentation de données et ainsi de suite.

Si ces éléments sont bien réunis et que la communication est fluide, il en résulte un effet important et, pour les participant·es, souvent inattendu : l’apprentissage. De cette manière, la facilitation parvient à accompagner un groupe dans le dépassement de la simple consultation des préférences — qui se limite à donner le choix entre des propositions préconçues et posées comme une alternative — pour l’aider à explorer le problème de façon collective et chercher de potentielles solutions pour l’affronter.

Le rôle des tiers en facilitation

Les éléments que nous avons décrits résultent d’une forte interdépendance, tant au sein du groupe qu’entre celui-ci et le facilitateur ou la facilitatrice. Pour éviter le chaos, il est donc nécessaire que la personne qui mène les échanges possède quelques caractéristiques pouvant l’aider à assumer le rôle de guide : conscience, capacité à employer des techniques et une bonne dose d’expérience.

Avant tout, le facilitateur ou la facilitatrice doit savoir expliquer dès le départ les règles de la discussion d’un commun accord avec les participant·es afin de mener la séance en veillant à leur respect. Par ailleurs, elle ou il se porte « garant·e » de tous les points de vue. En effet, pour être efficace, la personne qui assure la facilitation doit gagner la confiance du groupe quant à sa capacité à préserver l’intérêt général. Ce n’est qu’ainsi qu’elle pourra garder le cap de la discussion sur les objectifs convenus.

Différents styles pour différents résultats

Outre ces principes de base, l’activité de facilitation doit s’adapter au but du processus et, selon les outils employés, viser un résultat déterminé. Par exemple, le groupe peut être appelé à explorer un sujet (brainstorming), à approfondir un thème (focus group), à construire un scénario (techniques de visioning ou visualisation), à préciser les opinions de chaque participant·e (deliberative polling ou sondage délibératif), à clarifier les opinions au sein du groupe (conflict spectrum) à délibérer des priorités (electronic town meeting, également appelé jury citoyen ou assemblée communale électronique), etc. Dans chaque cas, la facilitation adopte le « style » adéquat et s’adapte à la technique choisie ainsi qu’à l’objectif visé.

Dans les situations que nous avons évoquées, il est souvent fait appel à d’autres intervenant·es, comme des animateurs, animatrices, expert·es, facilitateurs et facilitatrices de salle, etc. La valeur ajoutée de la facilitation par rapport à ces professions, qui peuvent jouer un rôle plus organisationnel ou informatif, réside dans l’aide apportée à un petit groupe dans le déroulement de la discussion en favorisant l’émergence d’avis et de propositions différentes sans pour autant entrer en contradiction directe. Ainsi, la facilitation peut aussi prévenir et réduire les phénomènes d’escalade des conflits, qui se produisent le plus souvent en l’absence de dialogue et d’écoute réciproque.

Deux exemples de situations

Si le facilitateur ou la facilitatrice accompagne un petit groupe dans le cadre d’un sondage délibératif sur un sujet « chaud », par exemple un conflit territorial concernant une infrastructure, elle ou il devra adopter un style « minimaliste » — pour reprendre l’expression de Bob Luskin et James Fishkin, les pères de la démocratie participative. On laissera les participant·es dérouler leur conversation avec fluidité, en se contentant de modérer la rencontre et, en de rares cas, de donner des précisions factuelles de manière indirecte — c’est-à-dire en se référant au matériel informatif distribué précédemment. En effet, l’objectif de ce type d’interaction n’est pas de guider le groupe vers un résultat collectif, mais d’accepter la contamination entre les arguments et les opinions des participant·es — par exemple pour ou contre l’infrastructure — en créant les conditions pour que chacun·e puisse, si besoin est, préciser son avis propre, lequel sera ensuite consigné dans un questionnaire individuel. 

En revanche, si nous considérons une situation parallèle où l’on accompagne un groupe dans l’élaboration de scénarios futurs — à l’aide d’un outil de visioning, par exemple Future Search —, le facilitateur ou la facilitatrice occupera un rôle beaucoup plus « stratégique ». Il faudrait alors guider le groupe en recourant au shepherding (la manière dont le berger ou la bergère mène son troupeau, comme aimait à l’appeler le facilitateur américain Robert M. Stein), c’est-à-dire en le soutenant dans un parcours ascendant de création collective, ayant pour point de départ la conscience d’être une « communauté chercheuse » pour parvenir à définir ensemble un avenir désirable. Dans ce cas, la réussite de l’interaction ne se mesure pas par la satisfaction collective ou la consignation des avis individuels, mais par la capacité du groupe à produire une vision partagée de l’avenir. Outre favoriser une interaction efficace, la personne chargée de la facilitation devra être en mesure de proposer au groupe des objectifs progressifs, en délimitant et en renforçant le degré de partage à chaque étape, sans forcer le déroulement, mais en suivant la progression naturelle du groupe dans la consolidation de son terrain d’entente.

Avant et après

En fin de compte, la gestion de l’interaction ne se limite pas à la conduite de la rencontre, mais commence dès la planification du cadre et se termine par la production d’un résultat. Les étapes qui précèdent et qui suivent la facilitation proprement dite sont tout aussi importantes. Il s’agit d’inviter à participer, de mettre à disposition des informations, de choisir un lieu adapté et favorable aux échanges et, après la rencontre, de recueillir les résultats dans un rapport final.

Le terme « facilitation » est souvent confondu avec d’autres mots, comme modération (qui se limite à donner la parole aux participant·es), consultation (le choix entre des solutions existantes), communication (qui n’est qu’une condition de départ) ou médiation. Ce dernier terme mérite une explication à part entière afin d’éviter les malentendus, qui sont fréquents. La médiation (publique) n’est pas une activité de facilitation au sens où elle ne s’exerce pas au cours d’une conversation unique. Il s’agit plutôt d’un processus destiné à accompagner un groupe de personnes cherchant à résoudre une controverse. Le processus de médiation implique, naturellement, des moments de discussion collective, qui doivent être facilités, mais il s’exerce par nature à plusieurs niveaux : dans la conduite du processus d’une part et dans la construction des conditions qui peuvent aider le groupe à trouver progressivement un terrain d’entente d’autre part.

Le terme facilitation est parfois confondu avec celui « d’animation de démarche participative », dont il n’est cependant qu’un élément.

Les effets de la facilitation sur la participation se mesurent généralement par deux paramètres fondamentaux : 1) le temps gagné ; 2) la qualité des résultats produits. En complément, même si c’est plus difficilement mesurable, on peut également observer l’amélioration des relations et de l’ambiance de travail, qui deviennent progressivement plus détendues, plus collaboratives et souvent amicales.

Cela distingue ces rencontres des processus participatifs non « facilités », où l’on perd souvent du temps, où les résultats sont modestes et où l’ambiance de travail est tendue et compétitive.

Version italienne originale

Traduction par Charlotte Matoussowsky. 

La facilitazione è l’attività centrale di un processo di democrazia partecipativa e corrisponde all’intervento di una figura esterna chiamata a gestire in modo efficace l’interazione fra i partecipanti.

Il termine “facilitare” indica l’azione di attivare e rendere fluida la comunicazione fra una varietà di persone che, per loro stessa natura, sono portatrici di sensibilità, capacità espressive e cornici culturali diverse. Si ricorre alla facilitazione per aiutare il gruppo ad utilizzare le occasioni di dialogo che si presentano in un percorso partecipativo in modo che siano produttive, vale a dire evitando le frustrazioni o le perdite di tempo tipiche degli incontri non strutturati, come ad esempio le assemblee pubbliche. In quelle occasioni parlano sempre gli stessi, il clima è annoiato e lo spazio per costruire insieme delle proposte è praticamente inesistente. Invece nelle sessioni di lavoro di un processo partecipativo facilitato il clima è produttivo, tutti possono esprimersi e si producono dei risultati.

Le ragioni che spingono gli organizzatori di un processo a ricorrere alla facilitazione possono essere di varia natura ma generalmente sono accomunate dal proposito di garantire che una data conversazione si svolga in modo fluido e democratico, vale a dire riducendo le asimmetrie informative e gli squilibri nella capacità espressiva dei partecipanti. Le situazioni tipiche sono quelle di gruppi al cui interno sono rappresentati punti di vista diversi su un dato problema o partecipano individui potatori di “saperi” e linguaggi diversi (ad esempio tecnici, abitanti, funzionari pubblici, attivisti e così via).

Quali sono gli ingredienti fondamentali

Esistono tre elementi chiave per facilitare l’interazione all’interno di un gruppo: favorire l’ascolto attivo fra i partecipanti, suscitare un confronto basato su argomenti e attingere ad una solida base informativa.

L’ascolto attivo è la predisposizione che ci rende possibile ascoltare il nostro interlocutore tenendo conto della cornice personale dalla quale egli osserva il problema (che necessariamente sarà diversa dalla nostra), che dipende dalla sua cultura, esperienza e condizione. L’ascolto attivo è fondamentale se si vuole andare oltre la semplice equazione “A ha ragione = B ha torto”. Chi facilita un gruppo deve anzitutto aiutare i partecipanti ad ascoltarsi attivamente, mettendo in evidenza la legittimità di tutti i punti di vista, ed esortando ciascuno ad accantonare temporaneamente le differenze per concentrarsi sulle ragioni dell’altro.

Il confronto basato su argomenti è lo scambio che si sviluppa quando i partecipanti esprimono, oltre che la loro opinione, le ragioni che li hanno portati ad adottarla. Questa dinamica viene favorita se il facilitatore riesce a far abbandonare temporaneamente il linguaggio difensivo con cui di solito si sostiene un’idea (per il si o per il no ad una certa proposta, per esempio) e a rendere pubblici i rispettivi interessi, ricorrendo ad argomenti di interesse pubblico. In questo modo i pensieri dei partecipanti risultano più comprensibili e in taluni casi condivisibili.

In ultimo una buona interazione si sviluppa quando la discussione si allontana da una dissertazione sui principi generali – che spesso rimandano a posizioni fisse e immutabili - per esaminare il problema su un piano pratico e sostanziale. Questo è particolarmente importante se il processo partecipativo riguarda un tema con forti ricadute tecniche, come per le politiche pubbliche che riguardano l’uso del territorio e che impattano sull’ambiente (in particolare, la localizzazione di strutture indesiderate come inceneritori, prigioni o persino luoghi di culto, e la costruzione di grandi opere come autostrade, linee ferroviarie, aeroporti ecc.).. Per aiutare il gruppo a discutere “nel merito” il facilitatore può ricorrere ad alcuni dispositivi: la lettura di materiali informativi, l’intervento di esperti, la presentazione di dati e così via.

Se questi elementi sono ben miscelati e la comunicazione scorre in modo fluido si ottiene un risultato importantee spesso inatteso dagli stessi partecipanti: l’apprendimento. In questo modo la facilitazione riesce ad accompagnare il gruppo ad andare oltre la semplice consultazione delle preferenze  (che si limita a far scegliere fra proposte preconfezionate e poste in alternativa fra loro) per aiutarlo ad esplorare collettivamente il problema e a cercare possibili soluzioni per affrontarlo.

Qual è il ruolo del facilitatore

Gli elementi sopra descritti sono il frutto di una forte interdipendenza, sia fra i partecipanti all’interno del gruppo sia fra il gruppo e il facilitatore stesso. Quindi, per evitare il caos, è necessario che chi conduce la discussione abbia alcune caratteristiche che lo aiutano a svolgere una funzione di guida: consapevolezza, capacità di uso delle tecniche ed una buona dose di esperienza.

Anzitutto il facilitatore deve poter esplicitare fin da subito le regole della discussione, concordandole con i partecipanti, per condurre la sessione facendo in modo che esse siano rispettate. Agisce inoltre come “garante” di tutti i punti di vista. Infatti, per poter essere efficace, il facilitatore deve guadagnare la fiducia del gruppo nella sua capacità di tutelare l’interesse collettivo: solo così gli sarà possibile tenere ferma la barra della discussione su obiettivi precedentemente concordati.

Tanti stili per diversi esiti

Oltre ai principi di base, l’attività di facilitazione si deve adattare allo scopo del processo e, a seconda degli strumenti di partecipazione, deve essere orientata alla produzione di un determinato esito. Per esempio il gruppo può essere chiamato all’esplorazione di un argomento (brainstorming), all’approfondimento di un tema (focus group), alla costruzione di scenari futuri (tecniche di visioning), alla precisazione dell’opinione dei singoli partecipanti (deliberative polling), al chiarimento delle opinioni presenti nel gruppo (conflict spectrum), alla deliberazione intorno a delle priorità (electronic town meeting, giurie dei cittadini) e così via. In questi diversi casi l’attività di facilitazione assume lo “stile” adeguato e si adatta alla tecnica scelta e all’esito da perseguire.

Spesso nei casi evocati si ricorre anche ad altre figure di staff, come animatori, esperti, facilitatori d’area ecc. Il valore aggiunto della facilitazione, rispetto a queste altre figure che possono avere funzioni più organizzative o informative, è di aiutare il piccolo gruppo nello svolgimento della discussione, favorendo l’emersione di opinioni e proposte anche diverse tra loro senza che entrino in contrapposizione diretta. In questo modo  la facilitazione può anche anticipare e ridurre i fenomeni di  escalation del conflitto, che tipicamente si verificano quando il dialogo e l’ascolto reciproco sono assenti.

Vediamo due casi diversi tra loro

Se il facilitatore si trova a condurre un piccolo gruppo nell’ambito di un deliberative polling su un tema “caldo”, come ad esempio un conflitto territoriale su una grande opera, allora dovrà assumere un stile “minimalista” (per usare l’espressione di Bob Luskin e James Fishkin, i padri del DP). Lascerà che i partecipanti svolgano fluidamente la loro conversazione, limitandosi a moderare l’incontro e, solo in rari casi, fare delle precisazioni fattuali in modo indiretto – ossia riferendosi ai materiali informativi distribuiti in precedenza. L’obiettivo di quel tipo di interazione infatti non è di guidare il gruppo verso un risultato collettivo, ma di consentire la contaminazione fra gli argomenti e le opinioni dei partecipanti – per esempio a favore o contro l’opera –, creando le condizioni affinché ognuno possa eventualmente precisare la propria opinione, che verrà successivamente registrata con un questionario individuale. 

Se invece prendiamo in esame una situazione speculare, in cui il facilitatore si trova a condurre un gruppo per la costruzione di scenari futuri (usando uno strumento di visioning, come per esempio la Future Search Conference) il facilitatore avrà un ruolo molto più “strategico”. Dovrà infatti accompagnare il gruppo con un’azione di “shepherding”, (la conduzione che il pastore fa del suo gregge, come usa chiamarla il facilitatore americano Bob Stein), sostenendolo in un percorso crescente di progettazione collettiva, che parte dalla consapevolezza di essere una “comunità indagante” per arrivare a definire insieme il futuro desiderabile. L’esito dell’interazione infatti non si misura, in questo caso, sulla soddisfazione collettiva o sulla registrazione dell’opinione individuale, ma sulla capacità che il gruppo avrà avuto nel produrre un’idea condivisa di futuro. In questo secondo caso, oltre a favorire un’interazione efficace, il facilitatore dovrà essere in grado di proporre al gruppo obiettivi progressivi, delimitando e rafforzando il grado di condivisione ottenuto in ogni fase, senza forzare il percorso ma seguendo la naturale evoluzione del gruppo nel consolidare il suo common ground.

Prima e dopo

La gestione dell’interazione, infine, non si limita alla conduzione dell’incontro ma inizia dalla progettazione del setting (il modo in cui le persone stanno in uno spazio) e termina con la produzione del risultato. Le tappe che si susseguono, prima e dopo la facilitazione vera e propria, sono altrettanto importanti e riguardano: l’invito a partecipare, la predisposizione delle informazioni, la scelta di un luogo adeguato e favorevole allo scambio e, dopo l’interazione, e la raccolta dei risultati attraverso un rapporto conclusivo.

Il termine facilitazione viene spesso confuso con altre parole quali: moderazione (che si limita a dare la parola ai partecipanti), consultazione (la scelta tra alternative esistenti), comunicazione (che è solo una condizione di partenza), mediazione. Quest’ultimo termine, al fine di evitare malintesi che sono molto comuni, merita una spiegazione a sé stante. La mediazione (pubblica) non è un’attività di facilitazione perché non si esercita nel corso di un’unica conversazione. Si tratta invece di un processo volto ad accompagnare un gruppo di persone nella ricerca della soluzione ad una controversia. Il processo di mediazione implica naturalmente anche dei momenti di discussione di gruppo, che devono essere facilitati, ma sostanzialmente si esplica a più livelli: nella conduzione del processo e nella costruzione delle condizioni che progressivamente possono aiutare il gruppo a generare common ground (spazi di condivisione).

A volte il termine facilitazione viene anche scambiato con quello di “conduzione di un percorso partecipativo”, di cui invece è solo un tassello.

Gli effetti della facilitazione sulla partecipazione sono misurabili generalmente con due parametri fondamentali: 1- il tempo risparmiato; 2- la qualità degli esiti prodotti. Oltre a questi si può anche osservare anche il fenomeno, più difficilmente misurabile, del miglioramento delle relazioni e del clima di lavoro, che diventano progressivamente più distesi, collaborativi, spesso amichevoli.

A differenza del i processi partecipativi non “facilitati” in cui molto spesso il tempo viene sprecato, gli esiti sono modesti e il clima di lavoro è teso e competitivo.